Van alles op papier naar steeds verdere automatisering

"Van alles op papier naar steeds verdere automatisering". Al meer dan 10 jaar gebruikt Hegeman Bouw Partners de software van 4PS. Een lange tijd deden we hier niet veel mee, maar het roer ging radicaal om en inmiddels zijn we flink op weg met digitalisering en automatisering.

Onlangs zijn directeur Gerard van Groenewoud en planner/werkvoorbereider Jeroen Mostert geïnterviewd door 4PS over de huidige ontwikkelingen en welke uitdagingen en successen de automatisering met zich meebrengt.

Hegeman Bouw Partners is een breed georiënteerd bedrijf. Het is actief in beheer en onderhoud en de verduurzaming van woningen, civiele projecten zoals bruggen en sluizen, kleinschalige nieuwbouwprojecten, maar doet bijvoorbeeld ook de bouw van nieuwe winkels voor supermarktketen Aldi. Er zijn ongeveer 60 mensen in dienst.

 

“We realiseerden ons dat we van een doener moesten veranderen in een denker en een doener.“

 

Eerder inzicht krijgen

Na de crisis realiseerde het bedrijf zich dat verandering nodig was. Opdrachtgevers specificeren de vraag niet meer, ze geven hun wensen, budget en planning af en laten het aan de opdrachtnemer om een plan te maken.
Gerard van Groenewoud: “We realiseerden ons dat we van een doener moesten veranderen in een denker en doener. Verdere professionalisering was daarvoor nodig. We richtten een bedrijfsbureau in om de voorkant beter te faciliteren en gingen aan de slag met het personeel. Door te gaan sturen op eigenaarschap en de verantwoordelijkheid lager in de organisatie te leggen. Tegelijkertijd zetten we in op automatisering. Aan het eind van elk project registreren hoe het is gegaan is geschiedschrijving en daar kun je niet zoveel mee. We wilden eerder in het proces inzicht. Zodat we meteen actie kunnen ondernemen om beter te worden. En op een leuke manier, want iedereen moet hier elke dag met plezier naar het werk gaan.”

 

Alles nog via papier

De automatisering startte met het updaten van de hardware. Gerard: “Automatisering had hier jarenlang stilgelegen, dus er was wel het een ander toe aan vernieuwing. De internetverbinding was bijvoorbeeld een ramp, maar we schaf- ten ook veel meer beeldschermen aan, zodat mensen makkelijker kunnen werken. Daarna pakten we ook de update van de software op, want alles ging nog via papier.”

Jeroen Mostert: “We gebruikten nog versie NAV2009 van 4PS Construct, maar deden daar eigenlijk nauwelijks wat mee. Heel veel meer dan het aanmaken van een nummertje waar de kosten en opbrengsten op geboekt konden worden was het niet. We legden van ieder mutatiewoninkje bijvoorbeeld nog een papieren dossier aan. Zo’n hangmapje met een voorblad en een labeltje.

Het klaarmaken kostte toch algauw 10 minuten en met het aantal woningen dat wij op jaarbasis doen heb je het dan over serieus veel tijd. Bovendien werd alles over zo’n project uitgeprint en in het dossier gestopt. Aan het einde had je een werkmap waar je u tegen zegt. Degene die ging factureren moest vervolgens ook het een en ander helder krijgen, dus die zat dan die hele map door te spitten.” “En facturen”, vult Gerard aan, “die gingen het hele bedrijf door om er een handtekening op te krijgen.”

Nieuwe dingen bouwen is leuk

Gerard vervolgt: “Jeroen en ik  zijn  na de crisis in dienst gekomen en kenden 4PS allebei nog niet, maar de contacten voelden meteen goed.

De samenwerking bevalt nu ook heel goed. We wilden allemaal graag stappen maken in automatisering, dus maakten we afspraken om de scope te bepalen van wat we precies gingen doen in die overstap van NAV2009 naar NAV2017, de basis van 4PS Construct.

We betrokken vervolgens onze key-users. Zij  waren  meteen  enthousiast,  want ze zagen al langer dat het makkelijker  en sneller moest kunnen. Er was grote bereidheid om met de veranderingen aan de slag te gaan. Wat daarbij helpt, is dat wij als bedrijf heel snel kunnen schakelen. We kunnen in één dag beslissen of we linksaf of rechtsaf gaan of iets wel of niet gaan doen. We zijn enorm slagvaardig en kunnen korte klappen maken. Bovendien: nieuwe dingen bouwen is gewoon heel leuk.”

 

Even op de rem

Het enthousiasme om met alle nieuwe dingen en veranderingen aan de slag te gaan was groot. Misschien wel te groot, want het bleek op een bepaald mo- ment wel heel erg veel tegelijk. Gerard: “We zijn op een gegeven moment wel even op de rem gaan staan. We zaten als bedrijf in een complete verandering, maar groeiden tegelijkertijd ook hard. Eigenlijk hadden we het veel te druk om de tijd te nemen voor de implementatie. Terwijl je wel veel moet oefenen met de nieuwe software om er fijn mee te gaan werken. Dat vergeten wij nog wel eens. We denken dan: een nieuw programma, cursus gehad, vol gas! Maar het heeft tijd nodig om het te leren kennen en te ontdekken.

Bovendien is de communicatie over het waarom ook heel belangrijk. Wat het dan oplevert in breder perspectief. Niet alleen voor jezelf, maar zeer zeker ook wat het toevoegt aan het proces voor je bedrijf en de waarde voor de klant.”

 

“Er was grote bereidheid om met de veranderingen aan de slag te gaan. Wat daarbij helpt is dat wij als bedrijf heel snel kunnen schakelen.“

 

Cultuuromslag

Jeroen: “Ik wist van mijn ervaringen bij andere bedrijven dat het in gebruik nemen van nieuwe  software  vooral een cultuuromslag is. Ik heb zelf geen problemen met compleet digitaal werken en gebruik het liefst helemaal geen papier. Maar voor vaklieden die graag met de handen werken heeft het echt wel wat voeten in de aarde.

Doordat het werk van de jongens er ook makkelijker op is geworden gaat dat echter heel goed. Natuurlijk zijn er ook wel bij die echt nog moeten wennen, maar eerder moesten ze bijvoorbeeld nog elke dag hier naar kantoor komen om hun bonnen met werktijden in te leveren. Nu kan dat gewoon in de app, thuis of op de bouwplaats.”

Halve of zelfs hele FTE minder, een positief gevolg van automatisering

Inmiddels werkt Hegeman met het complete pakket, inclusief de module Service & Onderhoud, de Buitendienst App, de Grafische Werkorderplanning, Projectbewaking en de koppeling met woningcorporaties en de CRM module. Ook nam het digitaal factureren met WhiteVision in gebruik.

Jeroen: “We hebben nu veel sneller een overzicht van hoeveel mensen er staan ingepland, wie er bij betrokken is (geweest) en hoe het project loopt. En we delen heel gemakkelijk documenten met de jongens buiten zoals foto’s. Dat helpt hen om alles bij de start werk goed visueel in beeld te krijgen, zodat ze weten waar ze aan toe zijn.”

Gerard: “Het werken met de Buitendienst App is wel de grootste klap die we maakten. Daarmee zijn we uit die hele papieren wereld gestapt en maakten we een enorme efficiencyslag.

Het digitaal factureren met WhiteVision is super, ook een geweldige slag die we maakten. De koppeling met woningcorporaties levert ons eveneens veel  op. Ik denk dat dat op jaarbasis wel een halve of zelfs hele FTE scheelt.”

“Software goed gebruiken gaat om discipline. Om het structureel goed bijhouden. Als je het niet bijhoudt, klopt het heel snel niet meer. Dat gaat dus ook over intrinsieke motivatie en eigenaarschap.“

 

Wensen voor de (digitale)toekomst

En de wensen voor de toekomst? Gerard: “Wekelijks hebben we nu goed inzicht in waar we staan met de kosten en opbrengsten. De volgende stap is misschien het in gebruik nemen van de Uren App voor het hele bedrijf.”

Jeroen: “Ik zou ook wel het Onderaan- nemersportaal in gebruik willen nemen. En artikelbeheer, waarmee we artikelen registreren op de projecten, zodat we meer inzicht krijgen in het verbruik van onze magazijnvoorraad.”

Gerard vult aan: “En als je verder gaat denken in onderhoud gaat het op termijn ook richting het digitaal opnemen en opleveren van woningen  en misschien ook wel het scannen van woningen, waar we dan ook weer infor- matie aan kunnen hangen. En met de ontwikkeling van het bedrijfsbureau aan de voorkant moeten we ook de slag nog maken naar BIM.”

 

Wereldkampioen in automatisering

“Maar, de grootste valkuil is dat je  te snel wilt, dat hebben we ook geleerd,” zegt Gerard daar meteen achteraan.“We moeten ervoor zorgen dat wat we nu hebben lekker draait en zoemt. We hebben al zoveel stappen gezet in een korte periode. Het is goed om af en toe even te blijven waar je bent en dat dan veel beter te gaan doen. Software goed gebruiken gaat om discipline. Om het structureel goed bijhouden. Als je het niet bijhoudt, klopt het heel snel niet meer. Dat gaat dus ook over intrinsieke motivatie en eigenaarschap. Daar zijn we in de organisatie dus actief mee bezig. Van ‘wereldkampioen doen’ worden we ‘wereldkampioen denken en doen’, dat is het doel.”

 

Bekijk hier het artikel

Geen reacties